Tender AI

Неделя на один-два иностранных тендера стала готовым списком к утру. Эффективность менеджеров на глобальном рынке выросла в 15 раз, отдел при этом не расширяли.

Коротко

• Тендеры со всего мира собираются два раза в день и ложатся в одну структуру
• ИИ оставляет заявки, на которые можно откликнуться, и подбирает товары из базы
• Список, который раньше сутки собирали пять менеджеров, готов к началу смены

Задача

Заказчик уже поставлял продукцию по тендерам в России и СНГ и хотел выйти на мировой рынок. Раздувать отдел продаж под каждую страну не планировал.

Работа тендерного менеджера делится надвое. Найти подходящую заявку. Подобрать товары из своей базы и заполнить отклик. Вторую часть уже закрывал Acer AI: подбор позиций и заявка там работали. Узким местом остался поиск.

У каждой страны свои площадки, правила размещения, способ отдать данные, язык и свои нормы закупок. Это не «нанять ещё людей на ту же работу». Нужны эксперты по конкретному рынку. Такой штат дорогой и всё равно не покрывает мир.

Сначала искали данные, а не модель. Бизнес-аналитики разобрали, откуда брать свежие тендеры, поговорили с девятью поставщиками API и договорились с компанией из Индии. Выгрузка пришла полная, но в очень разных форматах. Один сотрудник тратил неделю, чтобы найти и откликнуться на один-два тендера. По скорости это было в 10–20 раз хуже, чем уже получалось на Acer AI. С таким темпом на мировой рынок не выходят.

Ручная проверка на ИИ сразу дала прирост примерно в пять раз. Стало ясно, что нужен сервис: собирать заявки, оставлять те, на которые компания реально может ответить, и снимать рутину с линейных менеджеров.

Решение

Регистрация закрытая, через админку на Strapi. Тендеры забираются у поставщика два раза в день, приводятся к одной структуре и сохраняются в базу. Дальше ИИ оставляет заявки по направлению компании. Второй проход проверяет, можно ли на них откликнуться: страна, заказчик, сроки поставки, требования к поставщику. По подходящим тендерам система ищет товары в номенклатуре и сортирует заявки по доле найденных позиций. Документы переводятся целиком, менеджеру не нужно знать язык площадки.

Частых экранов оставили два. Список тендеров: сверху самые близкие, сегодняшние и вчерашние. Карточка тендера со всей аналитикой по этой заявке. Отдельно — сводки для руководства по отраслям, странам и сегментам рынка.

На списке менеджер видит то, что раньше собирали пять человек целый день, и видит это утром, а не на следующий день. За ночь система разбирает тендеры прошлого дня. К началу смены данные уже на экране.

Фильтры закрывают обычный отбор: бюджет, регион, сроки, страна, процент соответствия. Рядом интеллектуальный фильтр, который поднимает наверх наиболее подходящие заявки, чтобы менеджер не листал всю выгрузку.

В карточке собраны бюджет, сроки, заказчик и условия. Сразу виден процент совпадения с базой товаров и позиции, которые подходят лучше всего. Отклик готовится здесь, а не в пачке файлов на разных языках.

Скорость и дообучение

В закупках опаздывать дорого. Около 5% тендеров срочные: выигрывает не лучшая цена, а тот, кто успел откликнуться и собрать логистику. Маржа на таких сделках обычно в 5–10 раз выше обычной.

Весь объём нельзя было прогнать через модель как есть. Часть отсева сделали алгоритмами, остальное — на горизонтально масштабируемых ML-серверах. Самый долгий разбор занял 6 часов. Парсинг и анализ запускаются 2–4 раза в день: между появлением тендера и готовой карточкой с товарами проходит минимум времени.

Второй механизм — дообучение прямо в продукте. После разбора менеджер соглашается с оценкой ИИ или выбирает другие товары. Система подстраивается по этим действиям, отдельный цикл разметки для этого не нужен.

Дальше — обычная для нас разработка веб-сервиса и своей админки. Срок выдержали. Плановые бизнес-метрики перекрыли в 1,5–2 раза.

Стек

• AI Development
• CRM
• LLM
• Prompt Engineering
• Nest.js
• Strapi

Результат

Выход на международные тендеры перестал быть наймом под каждую страну. Им занимается тот же отдел.

Эффективность менеджеров на иностранных заявках выросла в 15 раз. Число выигранных тендеров на глобальном рынке — в 3 раза. Компания вышла на рынки Европы, Азии и Латинской Америки без расширения штата. Срочные тендеры с высокой маржой стали досягаемы: аналитика успевает за сроком, а не приходит на следующий день.